Εσωτερικός Κανονισμός Προμηθειών Υπηρεσιών και Εργασιών

ΚΕΝΤΡΙΚΗ
ΑΓΟΡΑ ΚΑΛΑΜΑΤΑΣ Α.Ε. Ο.Τ.Α.

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ και ΕΡΓΑΣΙΩΝ
ΑΠΟΦΑΣΗ Δ.Σ 14/2014

ΑΡΘΡΟ 1
ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ

1.1. Ο Εσωτερικός Κανονισμός Προμηθειών περιλαμβάνει τους κανόνες που ρυθμίζουν τις προμήθειες κάθε υλικού για την κάλυψη των αναγκών της ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΑΓΟΡΑ ΚΑΛΑΜΑΤΑΣ Α.Ε. Ο.Τ.Α. (για λόγους συντομίας Εταιρεία).

1.2. Ο παρόν κανονισμός περιλαμβάνει πέραν των προμηθειών και την παροχή υπηρεσιών, εργασιών, αλλά και έργων προς την Εταιρεία.

1.3. Οι διατάξεις του εφαρμόζονται ανάλογα και στις εξής περιπτώσεις :

1.3.1. Παροχής υπηρεσιών προς την Εταιρεία.
1.1.1. Μισθώσεων κάθε φύσεως και μορφής.
1.3.2. Πάσης φύσεως έργων

ΑΡΘΡΟ 2
ΔΙΑΚΡΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ

Οι προμήθειες από απόψεως διαδικασίας διακρίνονται σε :

Α. Προμήθειες χωρίς διαγωνισμό με ανάθεση απ’ ευθείας σε έναν προμηθευτή.
Ανέρχονται μέχρι του ποσού των Πεντακοσίων Ευρώ (€ 500,00) και η ανάθεση στον προμηθευτή γίνεται με απόφαση του Προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας.

Β. Προμήθειες με συγκέντρωση προσφορών (Πρόχειρος Διαγωνισμός).
Ανέρχονται από το ποσό των Πεντακοσίων Ευρώ (€ 500,00) μέχρι του ποσού των Τριάντα Χιλιάδων Ευρώ (€ 30.000,00).
Β 1. Από Πεντακόσια Ευρώ (€ 500,00) έως Έξι Χιλιάδες Ευρώ (€ 6.000,00) η ανάθεση στον προμηθευτή γίνεται με απόφαση του Προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας.
Β 2. Από Έξι Χιλιάδες Ευρώ (€ 6.000,00) έως Τριάντα Χιλιάδες Ευρώ (€ 30.000,00) η ανάθεση στον προμηθευτή γίνεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας.

Γ Προμήθειες με δημόσιο διαγωνισμό.

Αναφέρονται σε προμήθειες για ποσά μεγαλύτερα των Τριάντα Χιλιάδων Ευρώ (€ 30.000,00)

Όλα τα προαναφερόμενα ποσά συμπεριλαμβάνουν τον Φ.Π.Α.

ΑΡΘΡΟ 3
ΑΙΤΗΣΗ ΑΓΟΡΑΣ

Η αίτηση αγοράς αποτελεί εισήγηση του υπευθύνου υπαλλήλου της Εταιρείας και πρέπει να περιλαμβάνει με σαφήνεια τα εξής στοιχεία :
α) Περιγραφή για την αναγκαιότητα της προμήθειας ή υπηρεσίας.
β) Το είδος του υλικού με λεπτομερή τεχνικά χαρακτηριστικά.
γ) Την προς απόκτηση ποσότητα η οποία καθορίζεται από το επιθυμητό στοκ ασφαλείας, το υπάρχον απόθεμα κατά τον χρόνο σύνταξης της αιτήσεως, την κατανάλωση του προηγουμένου έτους και τις προβλεπόμενες ανάγκες για περίοδο ενός έτους.
δ) Την επιθυμητή ημερομηνία παραλαβής υλικών.
ε) Την τιμή μονάδας χωρίς και με ΦΠΑ.
στ) Την αίτηση αγοράς εγκρίνει ή απορρίπτει ο Πρόεδρος του Δ.Σ. της Εταιρείας.

ΑΡΘΡΟ 4
ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΧΩΡΙΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ

Προμήθειες χωρίς διαγωνισμό με απευθείας ανάθεση γίνονται στις παρακάτω περιπτώσεις :

4.1. Προμήθεια υλικών, εφοδίων, μικροκατασκευών κ.λπ. αξίας μέχρι Πεντακόσια Ευρώ
(€ 500,00) γίνονται από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου με σκοπό την κάλυψη άμεσων αναγκών.
Για να αντιμετωπιστούν εξαιρετικά επείγουσες ή απρόβλεπτες περιπτώσεις (πλήρως αιτιολογημένες) η αξία μπορεί να φτάσει το ποσό των Χιλίων Ευρώ (€ 1.000,00).

4.2. Προμήθεια υλικών από προμηθευτές του Δήμου Καλαμάτας που προέκυψαν από μειοδοτικούς διαγωνισμούς.

4.3. Προμήθεια υλικών με τιμές ίσες ή μικρότερες από αυτές που προμηθεύεται ο Δήμος Καλαμάτας ύστερα από μειοδοτικούς διαγωνισμούς.

4.4. Όλα τα προαναφερόμενα ποσά συμπεριλαμβάνουν τον Φ.Π.Α.

4.5. Για όλα τα παραπάνω απαιτούνται αποφάσεις έγκρισης και ανάθεσης του Προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας.

ΑΡΘΡΟ 5
ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΜΕ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ (ΠΡΟΧΕΙΡΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ)

5.1. Πρόχειρος διαγωνισμός γίνεται για προμήθεια ποσού από Πεντακόσια Ευρώ (€ 500,00) μέχρι του ποσού των Τριάντα Χιλιάδων Ευρώ (€ 30.000,00).

5.2. Προμήθειες μέχρι ποσού των Δυόμισι Χιλιάδων Ευρώ (€ 2.500,00) γίνονται με συγκέντρωση δύο προσφορών χωρίς δημοσίευση. Οι όροι και οι τεχνικές προδιαγραφές εγκρίνονται από τον Πρόεδρο του Δ.Σ.

5.3. Προμήθειες από Δυόμισι Χιλιάδες Ευρώ (€ 2.500,00) έως Έξι Χιλιάδες Ευρώ (€ 6.000,00) γίνονται με δημοσίευση σε μία τοπική εφημερίδα και στην ιστοσελίδα του Δήμου Καλαμάτας, τουλάχιστον 3 ημέρες πριν από την ημερομηνία του διαγωνισμού. Οι όροι και οι τεχνικές προδιαγραφές εγκρίνονται από τον Πρόεδρο του Δ.Σ.

5.4. Προμήθειες από Έξι Χιλιάδες Ευρώ (€ 6.000,00) έως Τριάντα Χιλιάδες Ευρώ (€ 30.000,00) ευρώ γίνονται με δημοσίευση σε μία τοπική εφημερίδα και στην ιστοσελίδα του Δήμου Καλαμάτας, τουλάχιστον 10 ημέρες πριν από την ημερομηνία του διαγωνισμού. Οι όροι και οι τεχνικές προδιαγραφές εγκρίνονται από το Δ.Σ.

5.5. Ο διαγωνισμός εξετάζεται εφόσον συγκεντρωθούν δύο τουλάχιστον προσφορές. Σε περίπτωση ύπαρξης μιας προσφοράς ο διαγωνισμός επαναλαμβάνεται με τους ίδιους όρους με υποχρεωτική δημοσίευση σε μια εφημερίδα στον τοπικό τύπο και στην ιστοσελίδα του Δήμου Καλαμάτας ανεξάρτητα από το ύψος της δαπάνης. Στην περίπτωση αυτή ο διαγωνισμός μπορεί να κατακυρωθεί και στο μοναδικό προσφέροντα.

5.6. Τα πρακτικά της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών εγκρίνονται για ποσά έως Έξι Χιλιάδες Ευρώ (€ 6.000,00) από τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου, ο οποίος ενημερώνει το Δ.Σ. στην πρώτη συνεδρίασή του μετά την έγκριση του πρακτικού, και για ποσά μεγαλύτερα από Έξι Χιλιάδες Ευρώ (€ 6.000,00) από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας.

5.7. Εάν ο διαγωνισμός κριθεί ασύμφορος από την Επιτροπή Διαγωνισμού και τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου, επαναπροκηρύσσεται με τους ίδιους όρους. Όρος για να κριθεί ασύμφορος είναι και η περίπτωση 4.3. του παρόντος.

5.8. Όλα τα προαναφερόμενα ποσά συμπεριλαμβάνουν τον Φ.Π.Α.

ΑΡΘΡΟ 6
ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΜΕ ΔΗΜΟΣΙΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ
6.1. Προμήθειες αξίας μεγαλύτερης από Τριάντα Χιλιάδες Ευρώ (€ 30.000,00) συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. πραγματοποιούνται υποχρεωτικά με Δημόσιο Διαγωνισμό.

6.2. Στις προμήθειες με Δημόσιο Διαγωνισμό εφαρμόζονται ακριβώς οι διατάξεις που ισχύουν και στους Ο.Τ.Α.

ΑΡΘΡΟ 7
ΑΝΑΓΓΕΛΙΑ. ΑΝΑΘΕΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ

17.1. Στον προμηθευτή στον οποίο θα γίνει η κατακύρωση απευθύνεται σχετική έγγραφη ανάθεση με απόδειξη παραλαβής με την οποία επίσης καλείται ο προμηθευτής να υπογράψει τη σχετική σύμβαση σε τακτό χρονικό διάστημα. Σύμβαση υπογράφεται όταν το ποσό της ανάθεσης υπερβαίνει τα Χίλια Ευρώ (€1.000,00) ευρώ συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α.

17.2. Προκειμένου περί κατακύρωσης προμήθειας σε αλλοδαπό μειοδότη η ανακοίνωση αυτή απευθύνεται στον αντιπρόσωπό του στην Ελλάδα. Σε περίπτωση ελλείψεως αντιπροσώπου απευθύνεται σχετικό τηλεγράφημα στον ίδιο τον ανακηρυχθέντα προμηθευτή.

ΑΡΘΡΟ 8
ΕΓΓΥΗΣΗ ΚΑΛΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ

18.1. Ο προμηθευτής στον οποίο θα κατακυρωθεί η προμήθεια, υποχρεούται μέσα σε 7 ημέρες από την έγγραφη ειδοποίηση για την ανάθεση της προμήθειας, να καταθέσει εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης Τράπεζας που λειτουργεί νομίμως στην Ελλάδα και για ποσό που θα καλύπτει το 5%- 10% της συνολικής αξίας των υλικών για προμήθεια, εργασία κλπ άνω των Έξι Χιλιάδων Ευρώ (€ 6.000,00) συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α .

18.2. Η εγγύηση καλής εκτέλεσης της σύμβασης, επιστρέφεται στον προμηθευτή ολόκληρη ή τμηματικά και ανάλογα με το παραδιδόμενο μέρος των υλικών, μετά από την ανεπιφύλακτη οριστική ποσοτική και ποιοτική παραλαβή τους.

18.3. Η εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης της σύμβασης καταπίπτει αυτοδικαίως ολικά ή μερικά υπέρ της Εταιρείας για την ικανοποίηση αξιώσεών της από την εκπρόθεσμη εκτέλεση της σύμβασης και κυρίως από την παράδοση υλικών με πραγματικά ελαττώματα που μειώνουν την αξία ή τη χρησιμότητά τους.

ΑΡΘΡΟ 9
ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ

19.1. Ο χρόνος παράδοσης των υλικών πρέπει να καθορίζεται σαφώς στην προσφορά και να είναι ο συντομότερος δυνατός ή αυτός που καθορίζεται στη διακήρυξη.

19.2. Προκειμένου για τμηματικές παραδόσεις πρέπει να καθορίζονται σαφώς για κάθε είδος προσφερόμενου υλικού, ο χρόνος έναρξης των παραδόσεων, ο προγραμματισμός τους ως προς την ποσότητα και το χρόνο και η προθεσμία πλήρους παράδοσης του υλικού.

ΑΡΘΡΟ 10
ΟΡΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ – ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ

Οι πληρωμές για προμήθειες υλικών βάσει συμβάσεων, αν δεν ορίζεται αλλιώς στους ειδικούς όρους της διακήρυξης, θα γίνονται μετά την καλή ποσοτική και ποιοτική παράδοση που βεβαιούται με πρωτόκολλο της αρμόδιας Επιτροπής Παραλαβής και βάσει των υποβαλλόμενων από τον προμηθευτή τιμολογίων. Τα ίδια ισχύουν και σε περίπτωση τμηματικών παραδόσεων.

ΑΡΘΡΟ 11
ΔΙΚΑΙΟΔΟΣΙΑ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΣΤΕΑ ΔΙΚΑΙΟ

21.1. Αρμόδιο δικαστήριο θα είναι το Πρωτοδικείο Καλαμάτας για επίλυση κάθε διαφοράς που θα προκύπτει από σύμβαση της Εταιρείας με εγχώριο προμηθευτή.

21.2. Κάθε διαφορά που δημιουργείται από σύμβαση της Εταιρείας με αλλοδαπό οίκο λύεται από τα Ελληνικά Δικαστήρια.

ΑΡΘΡΟ 12
ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΩΝ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ

Από το Δ.Σ. της Εταιρείας συγκροτείται 3μελής Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμών και Αξιολόγησης Προσφορών με τις αντίστοιχες αρμοδιότητες :

22.1. Για πρόχειρο μειοδοτικό διαγωνισμό :

α) Αποσφραγίζει, υπογράφει και ελέγχει τις προσφορές. Η Επιτροπή προχωρεί στην αποσφράγιση των προσφορών, μόνον εάν αυτές είναι πλήρεις από απόψεως αριθμού και αντιπροσωπευτικές του είδους που ζητείται.
β) Εισηγείται με πρακτικό που συντάσσει και υπογράφει την ανάθεση της προμήθειας του υλικού.
γ) Στις περιπτώσεις που περισσότεροι από ένας προμηθευτές προσέφεραν τις ίδιες τιμές, για το ίδιο κατά ποιότητα είδος, εισηγείται την ανάθεση της προμήθειας σε έναν από τους μειοδότες με ή χωρίς κλήρωση ή την κατ’ ισομοιρία ανάθεση κατά την κρίση της.

22.2. Για δημόσιο μειοδοτικό διαγωνισμό :

α) Αποσφραγίζει τις προσφορές και υπογράφει τους φακέλους, τα αντίγραφα των προσφορών και όλα τα συναφή έγγραφα. Κατά τη διαδικασία αποσφράγισης δικαιούνται να παρίστανται μόνο οι μετέχοντες στο διαγωνισμό με ειδικά εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπό τους.
β) Ανακοινώνει μέσω του Προέδρου της μπροστά σε όλους τους παριστάμενους τα κύρια στοιχεία των προσφορών.
γ) Απορρίπτει ως τυπικά απαράδεκτες προσφορές που υποβάλλονται χωρίς εγγύηση ή με εγγύηση, η οποία όμως δεν συμφωνεί με τους όρους του παρόντος Κανονισμού.
δ) Εισηγείται στη Διεύθυνση για την τύχη ενστάσεων που υποβλήθηκαν κατά της συμμετοχής προμηθευτή σε διαγωνισμό ή κατά της νομιμότητας διενέργειας του διαγωνισμού.
ε) Συντάσσει το πρακτικό του διαγωνισμού και μ’ αυτό εισηγείται στη Διεύθυνση της Εταιρείας την ανάθεση της προμήθειας στον πρώτο ή τους επόμενους μειοδότες ή την απόρριψη των προσφορών και την επανάληψη του διαγωνισμού.

ΑΡΘΡΟ 13
ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ
13.1. Από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας συγκροτείται τριμελής Επιτροπή Παραλαβής Προμηθειών η οποία προβαίνει στην ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των προμηθευθέντων υλικών.
13.2. Σε ειδικές περιπτώσεις κατά την κρίση της Διεύθυνσης θα καλούνται και ειδικοί για την παραλαβή των προμηθευθέντων υλικών.

ΑΡΘΡΟ 14
ΘΗΤΕΙΑ ΤΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ
Η θητεία της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών και της Επιτροπής Παραλαβής Προμηθειών είναι ετήσια, εκτός εάν ορίζεται κατά περίπτωση διαφορετικά στα άρθρα του παρόντος κανονισμού.

ΑΡΘΡΟ 15
ΕΝΑΡΞΗ ΙΣΧΥΟΣ
Ο παρών Κανονισμός ισχύει από την ημερομηνία έγκρισής του.

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ και ΕΡΓΑΣΙΩΝ